Aide en ligne Inscription aux sorties
A partir du site :
- Dans le Menu haut Sorties puis
- Gestion des sorties puis
- Agenda des sorties & inscription
- Là vous cliquez sur L'Agenda des sorties et inscription ou sur le dessin de l'agenda et vous arrivez sur une nouvelle page….
- Pour les curieux vous venez de quitter l'espace internet et d'entrer dans l'extranet fédéral
Partie Haute
Possibilité de filtrer les sorties pour ne visualiser que :
- Les sorties d'une Activité (Randonnée, Alpinisme Escalade Spéléologie…..)
- Les sorties d'un statut (AU PLANNING / VALIDE / ANNULE)
- Les sorties assurées par un encadrant
Pour filtrer
- Cliquez sur la flèche droite de la ligne du filtre
- Sélectionnez le filtre que vous souhaitez activer
- Cliquez sur Rechercher
Seules les sorties filtrées sont visualisées
Possibilité de vous générer le planning au format PDF en cliquant sur IMPRIMER, vous n'aurez que les sorties qui vous intéressent si vous avez mis un filtre une activité
Contenu de l'Agenda
Une ligne par Sortie, Alternance de couleur pour les individualiser
Sur une ligne:
- Activité Texte ou logo représentant l'activité
- Titre de la sortie : Pour les sorties non ouvertes, et lointaines un intitulé provisoire est indiqué en attendant que la nature soit décidée par l'encadrant en fonction des conditions cet intitulé donne une indication du dénivelé +, et du niveau envisagé
- Lieu de la sortie idem que pour le titre ne sera renseigné que les jours précédents la sortie
- Date de la sortie
- Capacité :
- Illimitée pas de limite de participants, c'est l'encadrant qui décidera le nombre de participants et leur acceptation à la sortie compte tenu de la difficulté
- Le nombre d'inscrits en attente de validation 'pré inscrits'
- Le nombre d'inscrits validés 'inscrits'
- Responsable encadrant principal
- Statut de la sortie (AU PLANNING VALIDEE ANNULEE)
- Au planning la sortie est en préparation
- VALIDEE la sortie va avoir lieu, elle a été validée par le Président ou le responsable d'activité un mail d'information sera envoyé par l'encadrant
- Inscriptions ouvertes
- L'adhérent CAF de Lille va pouvoir s'inscrire en cliquant sur 'Inscriptions ouvertes'
Pour faire défiler l'agenda utiliser l'ascenseur latéral ou la souris
Pour visualiser le détail d'une sortie cliquez sur le titre de la sortie
Visualiser le détail d'une sortie
En cliquant sur le titre de la sortie un pop-up s'ouvre et vous donne tous les détails de la sortie
S'inscrire à une sortie Collective
Après avoir cliqué sur "Inscriptions ouvertes"
Un nouvel écran s'ouvre :
Il reprend le détail de la fiche sortie et en partie basse "Pour vous inscrire"
Vous avez besoin de deux codes pour vous inscrire :
- Votre numéro d'adhérent CAF inscrit sur votre licence il est composé de 12 chiffres (5980 suivi xxxx année d'inscription xxxx numéro d'ordre)
- De votre code Internet. Ce code est composé de lettres et chiffres minuscules ou majuscules.
- Ou se trouve ce code :
- Si vous n'êtes jamais allé sur l'espace licencié, vous trouverez un code provisoire que vous attribué la fédération, sur votre licence, ou sur votre appel de cotisation. Si vous ne retrouvez plus ce code cliquez sur "Vous avez perdu votre code internet"
- Vous êtes déjà allé sur votre espace licencié vous avez été invité après la première utilisation à personnaliser votre code vous êtes donc le seul à détenir ce code et vous le connaissez. Une procédure vous permettra quand même de le remplacer en cas de besoin.
Cliquez sur étape suivante dans la mesure où vous avez correctement renseigné numéro de licence et code
Remplissez votre numéro de licence CAF, et votre adresse mail indiquée au moment de votre inscription, Cliquez sur étape suivante
Dans les secondes qui suivent vous recevrez un mail qui vous communiquera votre code internet à conserver précieusement
A partir de là vous pouvez remplir les deux informations : Numéro de licence et numéro internet, et cliquez sur "Etape Suivante'"
Qui ouvre un nouvel écran :
Confirmez votre inscription
Vérifiez votre adresse mail, éventuellement la corrigez puis 'Enregistrez'
Votre pré-inscription est validée, c'est l'encadrant responsable qui transformera votre "pré-inscription" en "inscrit" ou "refusé" compte tenu du nombre de demande, et de la difficulté de la sortie.
Si le nombre limite de participants est atteint, ou si vous êtes hors délais, l'outil vous signalera que les inscriptions sont closes
Dans le cas contraires vous recevrez un mail de confirmation de votre pré-inscription
Puis dans les heures qui précédent la sortie un nouveau mail de l'encadrant pour les dernières consignes et des documents nécessaires le cas échéant
Consulter l'état de vos inscriptions aux sorties
A tous moment vous pouvez consulter l'état de vos inscriptions passée et à venir vous vous rendez pour se faire dans votre espace ou en cliquant dans le menu "Visualiser ses inscriptions" un lien vous guidera vers votre espace
Ouvre un écran :
- Saisir son numéro adhérent CAF (déjà utilisé pour s'inscrire)
- Saisir son code Internet (lui aussi déjà utilisé pour d'inscrire et bien noté)
- Cliquez sur "ME CONNECTER"
Un écran s'ouvre vous proposants les différents menus de votre espace. Ils sont plus ou moins complets en fonction de vos droits, formations et brevets. Automatiquement un icone concernant vos sorties a été créé. il vous renseigne sur vos sorties passées et futures ainsi que sur 'état de vos inscription si certaines sont encore en attente de validation.
Liste de vos inscriptions:
- Titre et date de la sortie
- Statut de la sortie AU PLANNING VALIDEE ANNULEE
- Statut de votre inscription Pré inscrit, Inscrit, Refusé, Annulé
Vous avez la possibilité d'annuler votre inscription en cliquant sur le bouton rouge ANNULEZ
Participants non membre
Inscription d'un non adhérent création d'une carte découverte
Dans la mesure ou une sortie est ouverte à des participants non adhérents d'un club alpin, l'inscription ne peut être faite que manuellement par le cadre organisateur à partir de son espace personnel.
L'inscription d'un non adhérent, si elle est autorisée par le club, créera automatiquement une carte découverte, qui donne lieu à un règlement à l'assureur via la fédération. Cette disposition est conforme au mémento fédéral traitant de l'organisation des activités par les clubs. Il n'est pas possible d'utiliser le logiciel de gestion des sorties et de déroger à cette règle.
Les renseignements minimums à connaitre pour chaque participant non adhérent sont
Date de naissance, Qualité (Mr, Mme, Mlle), Nom, Prénom, Code postal, Ville, le tel de la personne à prévenir en cas d'accident, et son nom.
De manière facultative, mais très utile, il faudrait renseigner aussi l'adresse postale, un téléphone (en général maintenant le portable), l'adresse électronique
Les renseignements concernant la sortie proprement dite se rempliront automatiquement puisque l'on fait l'inscription dans une sortie bien précise et uniquement pour celle-là.
L'annulation de la participation d'un inscrit non-membre du CAF ou l'annulation de la totalité de la sortie annuleront automatiquement les cartes découvertes attachées aux inscrits non-membre
